INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz realizując obowiązki powierzone nam przez Administratora Państwa danych osobowych

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Wspólnota Mieszkaniowa, w której posiadacie Państwo lokal mieszkalny, niemieszkalny, komórkę lokatorską lub miejsce postojowych, garażowe, lub wynajmujecie część wspólną nieruchomości.

II. Podstawa przetwarzania danych osobowych.

Wspólnota Mieszkaniowa powierzyła nam Państwa dane osobowe do realizacji obowiązków Wspólnoty oraz naszych obowiązków jako zarządcy/administratora nieruchomością nałożonych ustawą z dnia 24 czerwca 1994r o własności lokali oraz innymi bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Tam, gdzie przetwarzamy dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO uzyskaliśmy Państwa zindywidualizowaną, wyraźną, dobrowolną zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych.

III. Jaki dane przetwarzamy.

Przetwarzamy następujące dane osobowe: Imię i nazwisko, adres we Wspólnocie, nr miejsca postojowego, nr komórki, adres e-mail, nr telefonu, adres korespondencyjny.

IV. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych.

1. art. 6 ust 1 lit. b Rozporządzenia – w celu realizacji zawartej umowy o zarządzanie/administrowanie nieruchomością wspólną i będą przechowywane w niezbędnym zakresie przez czas trwania umowy jak i po wygaśnięciu roszczeń po jej zakończeniu.
2. art. 6 ust 1 lit. c i d Rozporządzenia – w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, polegających na sprawowaniu zarządu nieruchomością wspólną w rozumieniu Ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali.
3. art.6 ust.1 pkt. c Rozporządzenia – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, polegającego na wypełnieniu obowiązków rachunkowych, podatkowych, fiskalnych, ubezpieczeniowych, socjalnych wynikających lub związanych z przynależnością właściciela lokalu, którego dane dotyczą do Wspólnoty Mieszkaniowej
4. art.6 ust.1 pkt. c Rozporządzenia – przetwarzanie jest niezbędne celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ADO polegającego na archiwizowaniu i przechowywania dokumentacji związanej z zarządem nieruchomością wspólną. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres do momentu zakończenia przetwarzania na innych podstawach prawnych
5. art.6 ust.1.pkt.f Rozporządzenia – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez ADO jakim jest np.: monitoring wizyjny zainstalowany na nieruchomościach ADO, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń i przechowywane w niezbędnym zakresie do momentu ich przedawnienia, a w razie wszczęcia postępowań przed właściwymi organami w związku z realizacją tych roszczeń do czasu prawomocnego zakończenia tych postępowań
6. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji Ustawy o własności lokali (dalej: UWL);
7. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji obowiązujących aktów prawnych innych niż UWL;
8. Prowadzenie bieżącej korespondencji administracyjnej mającej na celu aktualizację informacji oraz łatwiejszą obsługę i realizację spraw dotyczących Właścicieli;
9. Przesyłanie druków i formularzy administracyjnych

V. Czynności jakie wykonujemy w ramach każdego z celów.

1. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji Ustawy o własności lokali (UWL)m.in.:

a) przekazywanie materiałów na zebranie w tym zaproszenie/zawiadomienie, projekty uchwał i dokumenty dodatkowe; udzielanie pełnomocnictw do reprezentacji na zebraniu i we wspólnocie
b) przekazywanie wszelkich dokumentów związanych z głosowaniem uchwał.
c) przekazywanie zawiadomień o terminach spotkań z Zarządem oraz dystrybucja materiałów związanych ze spotkaniem oraz dotyczących ich postanowień i realizacji.
d) przekazywanie informacji dotyczących realizacji działań wynikających z obowiązujących uchwał i decyzji.
e) przekazywanie informacji wynikających z dokumentów księgowych jak również samych dokumentów – zawiadomienia, kartoteki, rozliczanie mediów, salda naliczenia.

2. Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji obowiązujących aktów prawnych innych niż UWL (Ustawa Prawo budowlane, Ustawa o rachunkowości, in.) m.in.:
a) przekazywanie informacji dotyczące liczby osób zamieszkałych w lokalu na potrzeby składanych deklaracji ‘śmieciowych” i podatkowych
b) przekazywanie oraz składanie informacji wymaganych w umowach związanych z procesem zabezpieczenia roszczeń wynikających z praw rękojmi (umowy cesji praw) oraz ewentualnego postępowania sądowego wszczętego w przedmiotowej sprawie na podstawie odrębnie podjętych uchwał Wspólnoty
c) prowadzenia działań windykacyjnych (upomnienia, wezwania do zapłaty), pozwy sądowe/sprawy sądowe, wezwanie do zapłaty, potwierdzenie salda; rozliczenia mediów i inne dokumenty księgowe
d) przekazywanie informacji o terminach przeglądów i kontroli, wymianie urządzeń pomiarowych oraz informacji dotyczących wniosków z ich wykonania lub indywidualnych wezwań do ich realizacji i innych zaleceń

3. Prowadzenie bieżącej korespondencji administracyjnej mającej na celu aktualizację informacji oraz łatwiejszą obsługę i realizację spraw dotyczących Właścicieli m.in.:
a) przesyłanie informacji o naruszeniu zapisów obowiązujących uchwał
b) przesyłanie informacji dotyczących bieżących spraw osiedlowych (np. dostępności kontenera na gruz, choinki, gabaryty, możliwości kontaktu z firmami obsługującymi osiedle, zbieraniu ofert, prowadzeniu przeglądów i napraw, możliwości i trybie zgłaszaniu usterek, ogłoszeń o wykonywaniu prac bieżących na terenie osiedla, awariach, zmianie kodów, programowania pilotów, planowanych przerwach i awariach w dostawie mediów, decyzji administracyjnych, konieczności udostępniania części wspólnych do wyłącznego korzystania w tym komórek, miejsc garażowych na czas prowadzonych prac np. usuwania usterek/wad dystrybucja newsletterów zawierających informacje dotyczące aktywności we Wspólnocie

4. Przesyłanie druków i formularzy administracyjnych, m.in w celu:
a) aktualizacji danych kontaktowych
b) wyrażenia zgody na przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną (mail, sms)
c) zgłaszania usterek i nieprawidłowości
d) udzielenia pełnomocnictwa

VI. Czas przetwarzania danych.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane, także w sposób zautomatyzowany, wyłącznie w celu określonym w niniejszej informacji. Przetwarzamy dane wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora oraz z umową o zarządzanie i obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa.

Upoważniamy naszych pracowników do przetwarzania danych osobowych na podstawie szczególnych upoważnień mając na względzie zasadę minimalizmy oraz proporcjonalności.

Od naszych pracowników oraz współpracowników, upoważnionych do przetwarzania danych w wykonaniu Umowy, uzyskujemy udokumentowane zobowiązania do zachowania danych w tajemnicy, ewentualnie upewniamy się, że te osoby podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

Dane będą przetwarzane do czasu zakończenia umowy o administrowanie/zarządzanie nieruchomością i jej rozliczenia, w tym uregulowania należnych zobowiązań. Po zakończeniu świadczenia usług na rzecz Administratora Państwa danych, dane te zostaną usunięte lub zwrócone Administratorowi w całości.

VII. Sposób pozyskania danych osobowych.

Państwa dane pozyskaliśmy od Administratora danych osobowych bądź od Państwa jako nabywcy nieruchomości bądź od zbywcy nieruchomości, której są Państwo właścicielem.

VII. Prawa.

Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzoru – na zasadach wskazanych w Rozporządzeniu

VII. Gdzie dane osobowe są przekazywane.

Informujemy, że Administrator przyznał nam prawo do podpowierzenia danych osobowych naszym współpracownikom, którzy realizują razem z nami obowiązki administrowania/zarządzania nieruchomościom. W przypadku zmiany podmiotu współpracującego, informujemy Administratora o zmianach, a on ma prawo sprzeciwić się temu.

Oświadczamy, że nie przekazujemy danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nie korzystamy także z podwykonawców, którzy przekazują Dane poza EOG.

Jednocześnie pragniemy zapewnić Państwa, iż wdrożyliśmy środki techniczne i organizacyjne w celu zagwarantowania bezpieczeństwa powierzonych nam danych osobowych, aby spełnić wymagania nałożone przez RODO.

VIII. Informacja dodatkowa

Obecnie jesteśmy w posiadaniu numerów telefonów i adresów e-mail w celu podawanych nam w celu szybszego kontaktu w sprawach związanych z obsługą nieruchomości, jeżeli nie zgłaszają Państwo sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych prosimy o ewentualną weryfikację i potwierdzenie ich aktualności.